Polityka prywatności TRAPWAVE EVENTS

Data ostatniej aktualizacji: 11 września 2025 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego oraz uczestniczących w wydarzeniach organizowanych przez TRAPWAVE EVENTS, działający na platformie Shopify.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest TRAPWAVE EVENTS, reprezentowany przez:

• Michał Kwak

• Olaf Kramin

• Adrian Mrugała

• Liliana Szymocha



Adres kontaktowy: ul. Sybiraków 19, 34-400 Nowy Targ

E-mail: trapwavepl@gmail.com

Instagram: trapwave.pl

Kontakt możliwy wyłącznie drogą elektroniczną.



Inspektor Ochrony Danych (IOD): Nie wyznaczono, jednak administrator zapewnia pełną ochronę danych zgodnie z RODO.

W przypadku naruszenia ochrony danych należy niezwłocznie poinformować administratora pod powyższym adresem e-mail.



2. Zakres gromadzonych danych

Podczas zakupu biletu lub uczestnictwa w wydarzeniu przetwarzamy:

Dane obowiązkowe (niezbędne do realizacji zamówienia):

• imię i nazwisko

• adres e-mail

• numer telefonu

• adres korespondencyjny

• informacje o zakupionych biletach i historii zamówień

Dane techniczne (na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• adres IP i przybliżona lokalizacja

• typ przeglądarki i system operacyjny

• pliki cookies

Dane marketingowe (wyłącznie po wyraźnej zgodzie uczestnika lub rodzica/opiekuna dla osób niepełnoletnich):

• kontakt e-mail w celach marketingowych

Brak podania danych obowiązkowych uniemożliwia realizację zamówienia.

Cel przetwarzania danych technicznych:

• analiza ruchu na stronie i statystyk

• zapewnienie bezpieczeństwa systemów i zapobieganie nadużyciom

• personalizacja treści i reklam



3. Uczestnictwo w wydarzeniu a wiek

• Osoby poniżej 16 roku życia mogą uczestniczyć wyłącznie pod opieką osoby pełnoletniej.

• Osoby w wieku 16–17 lat mogą uczestniczyć po okazaniu pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego. Dane kontaktowe rodzica/opiekuna są przetwarzane wyłącznie w celu weryfikacji zgody i usuwane po zakończeniu wydarzenia lub po upływie okresu przechowywania danych.

• Osoby pełnoletnie (18+) mogą uczestniczyć samodzielnie.



Ze względów bezpieczeństwa:

• nie można wnosić szkła w formie butelek ani alkoholu w szklanych opakowaniach

• organizator zastrzega sobie prawo odmowy wstępu osobom niepełnoletnim bez odpowiedniej zgody

Zakup biletu przez osobę niepełnoletnią oznacza akceptację polityki prywatności i regulaminu przez rodzica/opiekuna.



4. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych

Cel przetwarzania Podstawa prawna

Realizacja zamówienia i obsługa płatności art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Kontakt w sprawach organizacyjnych art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Weryfikacja wieku uczestników art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Prowadzenie rozliczeń księgowych i podatkowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Marketing wydarzeń (newsletter, SMS) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyłącznie po zgodzie; dla osób niepełnoletnich tylko po zgodzie rodzica/opiekuna

Realizacja obowiązków prawnych lub dochodzenie roszczeń art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO

Uwaga: Zgoda marketingowa może być wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania przed jej wycofaniem.



5. Udostępnianie danych

Dane mogą być udostępniane:

• Shopify – jako podmiot przetwarzający

• Partnerom wspierającym obsługę zamówień i płatności, firmom IT, księgowości oraz dostawcom usług mailingowych

• Organom publicznym w przypadkach przewidzianych prawem

Wszystkie podmioty przetwarzające dane zobowiązane są do zachowania poufności i przetwarzają dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.



6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Dane mogą być przekazywane poza EOG (np. do Shopify w USA) na podstawie standardowych klauzul umownych UE lub innych mechanizmów prawnych zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych.



7. Okres przechowywania danych

• Dane związane z uczestnictwem w wydarzeniu i zakupem biletu: do 6 miesięcy od ostatniego kontaktu lub wydarzenia

• Dane księgowe i podatkowe: 5 lat zgodnie z przepisami prawa

• Dane marketingowe: do 6 miesięcy od ostatniego kontaktu lub do momentu wycofania zgody.

Po upływie okresu dane są trwale usuwane lub anonimizowane.



8. Prawa uczestników

Uczestnik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych

• poprawiania danych

• usunięcia danych

• ograniczenia przetwarzania danych

• przeniesienia danych do innego administratora w formacie elektronicznym

• sprzeciwu wobec przetwarzania danych

• wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie

Wnioski należy kierować na adres trapwavepl@gmail.com. Odpowiedź zostanie udzielona w ciągu 1 miesiąca.

Uczestnik może również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).



9. Pliki cookies

Sklep używa plików cookies w celach:

• Niezbędnych: prawidłowego działania strony i procesu zakupu (działają bez zgody)

• Analitycznych: analiza ruchu i statystyk (wymaga zgody)

• Marketingowych: personalizacja treści i reklam (wymaga zgody)

Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki, w tym je usuwać lub blokować. Brak zgody na cookies analityczne i marketingowe nie uniemożliwia korzystania ze strony.



10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym:

• szyfrowanie danych

• kontrolę dostępu do danych (tylko osoby upoważnione)

• regularne kopie zapasowe

Shopify stosuje środki bezpieczeństwa zgodne z obowiązującymi przepisami.



11. Zgoda na wykorzystanie wizerunku

Uczestnik wyraża zgodę na utrwalanie swojego wizerunku w formie zdjęć, nagrań wideo oraz wykorzystywanie w materiałach promocyjnych TRAPWAVE EVENTS (online i offline), w tym w social mediach, newsletterach i na stronie internetowej.

• Zgoda jest dobrowolna. Brak zgody nie uniemożliwia udziału w wydarzeniu, chyba że materiały promocyjne są integralną częścią wydarzenia.

• Zgoda osób niepełnoletnich wymaga zgody rodzica/opiekuna.

• Zgoda obejmuje wszelkie media i może być wykorzystywana w czasie nieokreślonym.

• Wycofanie zgody nie wpływa na legalność wykorzystania wizerunku przed jej wycofaniem.

Podstawą prawną jest zgoda uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).



12. Zmiany w polityce prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa lub funkcjonowania sklepu. Każda zmiana będzie publikowana na stronie z nową datą ostatniej aktualizacji. W przypadku zmian dotyczących marketingu uczestnicy zostaną dodatkowo poinformowani przez Instagram.